Délibrabilité : problème de remise des messages signalé dans Outlook.com

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Lorsque nous demander une investigation de notre réseau d’insfrastructure auprès de Hotmail, ils savent répondre san être précis concernant la nature d’éventuels blocages. Toutefois, leurs recommandations générales  sont pertinentes et nous souhaitons vous faire part d’une des réponses de Hotmail.

[heading style= »modern-2-violet » size= »16″]Une des réponses de Hotmail, après demande d’investigation[/heading]

[box title= »Voir la réponse de Hotmail/Outlook (en anglais) »  style= »modern-violet »]Hello,

My name is Saikat and I work with the Outlook.com Deliverability Support Team.

We understand that you have additional questions regarding how to improve the content of your mail and, thereby, improve deliverability of your email to Outlook.com users.

For your background, deliverability to a user\’s inbox is based on many factors including the reputation of the sending IP(s), the format of the mail and also user settings and preferences.

After reviewing your case, I have some additional suggestions for you to consider that may assist you in the future with avoiding the deliverability issue you\’ve been experiencing.

Mail Formatting and user management

User/Subscription Management:

· Ensure you keep mailing lists up to date. Consider having inactive users confirm their subscription and remove them if inactive for certain period of time.

· If you enroll in JMRP, consider removing users who mark your mail as unwanted. This helps keep your email lists populated with only interested users.

· Ensure that the unsubscribe process is visible and that you respond to requests to remove a user from your mailing list in a timely fashion.

· To ensure interested recipients are receiving mail in their inbox, encourage users to add you as a contact or as a safe sender in their Outlook.com options.

· Many senders include a statement like the following in their welcome mail when user subscribe: To ensure delivery to your inbox, please add someone@company.com to your address book.

Mail formatting:

o Clearly mark your emails so that Windows Live Outlook.com customers are able to quickly and easily identify that they requested emails from your service.

o Avoid urgent calls to action in email notifications, invites or advertisements such as « Must sign up today! » « Log in right now! » « Update immediately! » since these are common tactic used by malicious senders.

o If you have enrolled in JMRP and are seeing feedback on certain types of mail messages:

§ Consider giving user\’s more control over the volume and types of mails they receive. For example, allow them to configure mail frequency: daily, weekly, etc. and opt-in to the types of mail messages they are interested in receiving: daily offers, sales only, gift reminders, holidays only and so forth.

§ If you receive complaints about your legitimate emails then there is something about these emails that customers do not like or find suspicious. You should evaluate the complaints and adjust your emails to address those issues.

While there are no guarantees of improvement, most senders find that structuring emails to address the complaints in JMRP has a beneficial effect on deliverability.

In addition, if you haven\’t already done so I encourage you to sign up for the two free programs we recommended: the Junk Mail Reporting Program (JMRP) and the Smart Network Data Services program (SNDS). Actively using the information these programs provide can help you identify and monitor issues that can impact Outlook.com sending reputation.

· Junk Mail Reporting Program (JMRP) – As we noted before, your recipients are the best indicator that the email you are sending is wanted. This helpful feedback mechanism allows you to ensure that mails being sent from your IP are not resulting in negative feedback from your users. Enroll at https://support.msn.com/eform.aspx?productKey=edfsjmrpp&ct=eformts.

· Smart Network Data Services program (SNDS) – The SNDS program provides data about traffic seen originating from your registered IP, such as mail volume and complaint rates. For more information about this free program refer to https://postmaster.live.com/snds/FAQ.aspx. To register, please go to http://postmaster.msn.com/snds/. (Reminder: As part of the enrollment process, you are asked to sign the JMRP program agreement and then send a response to Support indicating that it has been signed. It\’s not uncommon for that step in the enrollment process to be missed.)

If you have a deliverability issue in the future, we encourage you to file a new ticket to have your issue investigated. We have streamlined and improved the Deliverability Support process by implementing an automated system the reviews your sending IP(s) and responds with a Deliverability Report which provides a status on each IP submitted.

This system is able to automatically mitigate many deliverability issues. If your issue can\’t be automatically mitigated or the system can\’t take action, the Deliverability Report includes a link you can use to submit additional information so that our 24 x 7 Deliverability Support team can investigate and respond to you. For your reference, the link to report an issue is https://support.live.com/eform.aspx?productKey=edfsmsbl3&ct=eformts.

I hope you find this information helpful.[/box]

[heading style= »modern-2-violet » size= »16″]Explications en français[/heading]

Nous comprenons que vous avez des questions supplémentaires concernant l’amélioration du contenu de vos emails et donc concernant l‘amélioration de la délivrabilité de vos emails aux abonnés outlook.com

Pour information, la délivrabilité de vos emails dans la boite de réception de nos utilisateurs est basée sur de nombreux facteurs, incluant la réputation de l’adresse IP d’envoi, le format du mail ainsi que les préférences de l’abonné concerné.
Après avoir consulté votre compte, nous avons des suggestions additionnelles que vous devriez considérer pour prévenir vos problèmes de délivrabilité.
– Assurez-vous de garder vos mailing list à jour. Demandez à vos abonnés inactifs de confirmer leur inscription et supprimez-les s’ils sont inactifs depuis un certain temps.
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur vous propose une fonctionnalité vous permettant de résilier les abonnés « en sommeil » depuis plusieurs mois. Cliquez ici pour l’utiliser. [/quote]
– si vous vous inscrivez au programme JMRP, supprimer les abonnés qui marquent vos emails comme « indésirables ». Cela aidera à garder votre mailing list à jour avec uniquement des abonnés intéressés et actifs.
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur est bien entendu inscrit au JMRP et grâce aux retours des plaintes de vos destinataires, nous les mettons en « résilié ». Cliquez ici pour consulter vos statistiques [/quote]
– Assurez-vous que le processus de désinscription est visible et que vous répondez aux requêtes vous demandant de supprimer un utilisateur de votre mailing list dans un temps relativement court.
[quote style= »modern-orange »]En plus du lien de désinscription en bas des emails, SG Autorépondeur vous permet de le remettre en haut avec le champ ++liendesinscription++ à ajouter dans un lien en tant qu’url.[/quote]
– Pour vous assurer que les abonnés intéressés, encouragez-les à vous ajouter comme contact ou comme « envoyer sain » dans leurs options sur outlook.com
– De nombreux envoyeurs incluent ce genre de phrase dans leur email de bienvenue : Pour vous assurer de recevoir nos emails, ajouter mon adresse email dans votre carnet d’adresses.
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur recommande cette pratique dans nos chapitres de formation du programme d’apprentissage. Cliquez ici pour les revoir [/quote]
Format des mails
– Identifiez clairement vos emails de façon à ce que vos abonnés outlook.com puissent identifier rapidement et facilementqu’ils ont demandé à recevoir des emails de votre part.
[quote style= »modern-orange »]Indiquez correctement le nom de l’expéditeur et l’adresse email de l’expéditeur au moment de la création/modification de votre liste de diffusion. N’essayez pas de vous cacher sous des pseudos « Maxx » qui peuvent semer la confusion chez vos destinataires.[/quote]
– Eviter les appels à l’action urgent dans vos emails, comme « Vous devez vous inscrire maintenant! », « Connectez-vous maintenant! », « Mettez à jour immédiatement », étant donné que ce sont des tactiques courantes employées par des spammeurs.
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur recommande cette pratique dans nos chapitres de formation du programme d’apprentissage. Cliquez ici pour les revoir [/quote]
– Si vous êtes inscrit au programme JMRP et que vous recevez des feedbacks sur certains types d’emails :
– Donnez plus de contrôle à l’abonné sur le volume et les types d’envois qu’ils reçoivent. Par exemple, laissez-leur la possibilité de définir la fréquence des mails : journaliers, hebdomadaire, etc… et laissez-leur le choix du type de messages : offres journalières, vêtes uniquement, rappels de cadeaux, etc.
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur offre la possibilité aux abonnés de se désinscrire temporairement par le de désinscription en bas des emails. Vous pouvez toutefois définir des options dans votre formulaire de capture et diriger vos abonnés dans différentes listes en fonction de ces choix. [/quote]
– Si vous recevez des plaintes sur des emails légitimes, alors il y a quelque chose à propos des ces emails que vos abonnés n’aiment pas ou ont trouvé suspect. Vous devriez évaluer les plaintes et ajuster vos emails vers ces abonnés.
[quote style= »modern-orange »]Vous envoyez certainement un email légitime, mais la vraie question est « comment l’abonné le considère-t-il ? » et vous pouvez consulter votre indice de délivrabilité pour déterminer une relation entre un pic de plaintes et un envoi récent de votre compte. [/quote]
– Bien qu’il n’y ait aucune garantie d’amélioration, la plupart des envoyeurs pensent que traiter les plaintes a un effet bénéfique sur la délivrabilité.
– De plus, si vous ne l’avez pas encore fait, nous vous encourageons à vous inscrire aux 2 programmes : JMRP et SNDS. Utilisez régulièrement les informations que ces 2 programmes vous fournissent vous permet d’identifier et analyser les problèmes qui peuvent impacter votre réputation sur outlook.com
[quote style= »modern-orange »]SG Autorépondeur est bien entendu inscrit aux programmes JMRP et SNDS. Nous remplissons les critères nécessaires pour accéder à ces programmes. [/quote]